Cada vez que las entidades llevan a cabo una competencia o curso, es necesario tener en cuenta algunos aspectos comunicacionales. Repasá estos detalles.
Las instituciones necesariamente deben realizar eventos para recaudar fondos, darse a conocer en la comunidad y/o cumplir con sus objetivos fundacionales.
Sabemos que no es una tarea fácil debido a que conlleva la
realización de varios puntos organizativos, por eso, exponemos una serie de temas
a tener en cuenta en la planeación:
- Fijar día, hora y lugar del evento. En primera instancia, hay que revisar que no se interponga con otra fecha importante o de alto impacto en el sector y a partir de allí, pensar lo demás.
- Tener en cuenta los tiempos que lleva realizar una gráfica o video para difundir el acontecimiento.
- Establecer tiempos organizativos (modalidad, acondicionamiento del lugar, plataformas virtuales, fecha de inscripciones, etc.).
- Formular un presupuesto de los gastos que se piensan tener.
- Difusión
a través de medios de comunicación, redes sociales, etc.
Es muy importante tener
ideas armadas sobre cómo se llevará adelante el evento para ordenar las
prioridades. Además, aunque parezca obvio el punto sobre fijar días y horarios del acontecimiento, es relevante para controlar que no se interponga con otro programa de interés público porque eso provocaría la pérdida de potenciales participantes. El presupuesto -si hay- es lo que va a delimitar las posibilidades
de contratar o adquirir materiales y elementos que le den más valor al evento.
Asimismo, si se quieren conseguir
participantes de todos los lugares, edades y ámbitos, la difusión a través de
los medios tradicionales o tecnológicos es muy importante porque permitirá llegar
a más personas.
El trabajo comunicacional
no es fácil porque hay que responder millones de veces las mismas preguntas,
pero cuantas más entrevistas o publicaciones se hagan, más posibilidades hay de
alcanzar el objetivo: impactar en el público pretendido.
A continuación, se
desarrollarán factores a controlar el día del evento:
- Tener un calendario con todos los tiempos establecidos (presentación, desarrollo, cierre). Este punto sirve para darle más formalidad y estructura al hecho.
- Tratar de que poca gente coordine el acontecimiento para no confundir a los espectadores y participantes.
- Días antes, hacer una prueba de todos los elementos.
- Intentar respetar los tiempos fijados.
- Tratar de que las personas no pierdan el interés y entusiasmo.
- Darles protagonismo a todos los actores (organizadores, participantes, público).
- Entregar diplomas, premios o certificados para atraer a más personas y reconocer su compromiso al participar.
- Cerrar el
evento y efectuar un balance de todo lo sucedido, para ajustar las cosas que no
salieron tan bien.
El último punto es
trascendental, ya que permitirá ver de forma objetiva todas las acciones que se
realizaron. Todo eso apunta a mejorar, cada vez más, los eventos para cumplir las
metas propuestas. Del mismo modo, no se debe olvidar que siempre existe una etapa post eventual, donde hay que contarle a la comunidad lo que sucedió, quienes fueron los ganadores, cómo fue la metodología, etcétera.
Te compartimos este video de apoyo:
Estamos para acompañarte en el camino, por esto te brindamos consejos organizativos
y comunicacionales para que puedas llevarlos a cabo. ¡Ahora, te toca ponerlos
en práctica y contarnos tu experiencia!
En el próximo especial, vamos a mostrarte la importancia que tienen los flyers y videos publicitarios
para la promoción del evento.
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